• 10. februar 2012

Bestyrelsesmøde 30. januar 2011

Dato: Søndag d. 30. januar 2011
Sted: Fjelsted Skov Kro, Ejby, Fyn
Mødetype: Bestyrelsesmøde

Referat Bestyrelsesmøde
Søndag den 30. januar
Fjelsted Skov Kro

Til stede: Allan Feld, Regnar Petersen, Michael Munk, Henrik Kildegaard, Steen Høj, Anders Hansen, Arne Bruun, Marttin Nielsen, Chris Jespersen

Afbud: Karsten Kongstad, Søren Vestermarken, Ole Bjergager

Dagsorden

  1. Velkomst
    .
  2. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde

    Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
    Ingen kommentarer til seneste referat. Det er som altid at finde på www.modelflyvning.dk.
    Det præciseres, at referat bør indeholde information om, hvem der har deltaget og evt. afbud.
    .
  3. Actionliste - status på opgaver
    Actionlisten blev gennemgået med følgende kommentarer:

    Web til klubber er kommet i gang. Platformen er klar til brug. De interesserede klubber får 2 timers gratis support via Biogis. Det blev drøftet om der skulle holdes en fælles undervisningsdag i brugen af CMS. Afventer at der kommer en tilbagemelding med erfaringer fra klubberne.

    Flyvepladsudvalget ønsker ekstra kolonner i klubhåndbogen til markering af 1) Flyvning med/uden dispensation,  2) Område under flyvepladsudvalget - Biogis skal indsætte de ekstra kolonner.
    Allan Feld kontakter Biogis.

    Folder "love, regler og radiostyringsbestemmelser" er fortsat under opdatering af Henrik Kildegaard og Sekretariatet. Det tager længere tid end forventet, men ventes klar til Repræsentantskabsmødet.
    Henrik Kildegaard er fortsat tovholder.

    Hjælpegruppe/støttegruppe til klubber i akutte problemer. Flyvepladsudvalget vurderer, at de fint kan tage sig af de henvendelser der kommer og har været. Flyvepladsudvalget vil lave et kartotek på kompetence-/ressourcepersoner, som de kan trække på. Største udfordringer er på Natur- og Miljøområdet, hvor udviklingen går meget stærkt - flyvepladsudvalget holder sig løbende informeret.

    Bestyrelsens beslutning om, at juniormedlemmer fremover må flyve med stormodeller, skal informeres ud til medlemmerne. Sekretariatet skriver herom i Modelflyvenyt nr. 2/2011.

    Marttin opdaterer actionlisten.
    .
  4. Sekretariat

    Medlemskort/årsmærker - hvordan er det gået?
    Marttin og Chris fortæller, at det er gået over al forventning med udsendelse af årsklistermærker. Medlemmerne har rost modellen, og der har været meget få spørgsmål.

    Det blev besluttet, at omgøre den tidligere beslutning om at udsende nye medlemskort inden Repræsentantskabsmødet.  Det er ikke økonomisk forsvarligt, og de eksisterende medlemskort opfylder kravene for langt de fleste medlemmer.
    De nuværende medlemskort indeholder ikke oplysninger om udlandsforsikring. Piloter der ønsker et nyt medlemskort kan henvende sig til Sekretariatet og få et nyt kort eller kan printe forsikringsbetingelser fra hjemmesiden.

    Nye informationer på medlemskortet blev gennemgået. Specielt med fokus på tekstdelen omkring udlandsforsikringen. Dette vil fremgå af bagsiden.
    Marttin og Allan finder den rette tekst.
    Sekretariatet skriver herom i Modelflyvenyt.

    Udkast til regnskab 2010 + budget 2011 (Chris)
    Regnskabet for 2010 blev gennemgået sammen med budget for 2011. Materiale vil jf. forenings vedtægter være til rådighed for medlemmerne inden Repræsentantskabsmødet.

    Forretningsgang vedr. udbetaling af udlæg (Chris)

    Bestyrelsen har besluttet, at udlæg/regninger godt kan sendes til Sekretariatet pr. mail. Forretningsgangen bliver som følger:

    1. Et medlem har afholdt en udgift fx. kørsel + indkøb af forplejning.
    2. Formular hentes på www.modelflyvning.dk. Denne udfyldes og bilag scannes.
    3. Medlemmet sender det hele i en samlet mail til den person, som ejer budgettet og kan godkende udlægget.
    4. Denne person videresender som tegn på sin godkendelse mailen til Sekretariatets mail box info@modelflyvning.dk
    5. Sekretariatet udbetaler og giver modtager besked.

    I visse tilfælde vil der være flere, som skal godkende betalingen. Her videresendes mail'en fra den første til den næste og til sidst til sekretariatet.

    Det er stadig muligt at sende bilag mv. pr. post, men husk at underskrive formularen samt at få godkendelse af bilag hos den budgetansvarlige.

    Klubjubilæum 2011
    Steen Høj sørger for at gravering i klokker. Afleveres på Repræsentantskabsmødet, såfremt det er muligt.
    .
  5. Stormodelseminar - orientering fra Michael Munk

    Oprydning i registrerede stormodeller
    Oprydningen er gået meget fint. Medlemmerne har udvist forståelse for opgaven, og har været hurtige til at give en tilbagemelding. Sekretariatet kontakter de piloter, som ikke har reageret.

    Planlægning af Stormodelseminar
    Kontrollantudvalget er godt i gang med planlægningen Indstillingerne er modtaget og indbydelserne er på vej ud. Antallet af kontrollanter nedbringes som planlagt. Udvalget ser frem til en spændende dag på Fjelsted Skov Kro.

    Udgiften til seminaret forsøges holdt på et fornuftigt niveau. Medlemmer får derfor kun refunderet kørsel, hvis de samler sig og arrangerer fællestransport. Dette, sammen med et lavere deltagerantal, gør det muligt, at øge frekvensen af disse seminarer jf. planen.
    .
  6. Repræsentantskabsmøde
    1. Invitationer/indkaldelse
    2. Dagsorden
    3. Dagens gang

Tidsplanen ser således ud:

2010      Repræsentantskabsmøde indkaldt via opslag i kalenderen på MDK-Web
18/2 -11 Der udsendes meddelelser til klubberne om deres stemmeantal.
20/2 -11 Evt. forslag indsendes til sekretariatet.
  6/3 -11 Indkomne forslag samt regnskab og budgetforslag offentliggøres på MDK-WEB
20/3 -11 Repræsentantskabsmødet afholdes
  3/4 -11 Det konstituerende bestyrelsesmøde afholdes

Styringsgrupper skal efter Repræsentantskabsmødet aflevere beretninger pr. mail til Sekretariat til brug for referat.

Sekretariatet sørger for, at der kan købes stof- og klistermærker.

Foreningens nye messestand vil blive fremvist. Anders og Søren er tovholder herpå.

7. Visereudvikling af www.modelflyvning.dk
Der blev drøftet flere muligheder med hjemmesiden. Følgende emner var oppe at vende:

  •  
    • Deling af medlemsdatabase med klubber. Det kan lade sig gøre, men kræver udvikling af medlemsdatabasen..
    • Regnskabssystem - det stiller MDK ikke til rådighed og der er ikke planer herom.
    • Tilbud om opkrævning af kontingent for klubberne via PBS med hjælp fra Sekretariatet. Ligger ikke lige til højrebenet, men kan undersøges nærmere, hvis interessen er til stede blandt klubberne.

Besluttet at klubberne skal høres med hensyn til ønsker/forbedringer. Dette kan ske på Repræsentantskabsmødet. Klubberne skal have mulighed for at forberede sig på spørgsmålet, så der kommer konkrete forslag frem.

Der efterlyses et begynderafsnit på forum. Indhold mv. blev ikke afklaret. Flere klubber har glimrende informationer, som vi måske kan låne.

Drøftet om hjemmesiden skal have et designmæssigt løft. Allan undersøger de tekniske muligheder hos Biogis. Emnet tages op igen efter sommerferien. Det er Bestyrelsens ønske, at siden får et designmæssigt løft.

8. Messestand

Stand fremvises ved Repræsentantskabet. Mangler pt. Rollups + skærm + transportkasser. På hjemmesiden laves præsentationer (powerpoint præsentationer), som frit kan anvendes.

Bookning vil ske via Sekretariatet.

Bestyrelsen har set elementer af messestanden og der er enighed om, at det ser godt ud.

9. Forum

Moderatorerne får igen et klap på skulderen for deres indsats. Der er en positiv stemning, og tonen er bedre end i lang tid. Det er fortsat op til moderatorerne at vurdere, om de ønsker at øge antallet af moderatorer.

 10.  Eventuelt

Det blev kort drøftet, om bestyrelsen internt har afstemt, hvad der forventes af hinanden som bestyrelsesmedlemmer. Dette tages op på kommende møde.

Steen Høj orienterede kort om KDA's ungdomsudvalg. Dette punkt mht. MDK evt. indsats på området drøftes på næste møde.  

 Referent Chris Jespersen

Arrangør/ansvarlig: Sekretariatet